under construction

In diesem Artikel geht es um die Vorbereitung und Durchführung einer Sitzung und die Fallstricke. Weiterhin wirde es noch einige Tipps und Tricks geben. Dieser Artikel tragt bewusst die Überschrift ‚under construction‘ da ich ihn laufend ergänzen werde und aktuell noch am Anfang stehe.

Allgemein ist der klick auf das 3 Punkte Menu immer hilfreich , hier verstecken sich oftmals lange gesuchte und nützliche Funktionen

Vorbereitung

Einrichtung von OpenSlides

• Allgemein
  • Livekonferenz konfigurieren
• Tagesordnung
  • Nummerierung der TOP aktivieren
  • Rednerliste
• Anträge
• Wahlen
• Teilnehmende
  • system URL für Einladung
  • Email Template
• Übersetzungen

Erstellen der Tagesordnung

Erstellen der Anträge

Einladung OrgaTeam/Teilnehmer

Das Anlegen der Teilnehmer kann recht komfortabel über das Importieren einer CSV Datei erfolgen.

Teilnehmende -> 3Punkte -> Importieren

Unter CSV Import kann man sich ein Muster herunterladen und dann entsprechend befüllen. die spalte ‚Ist aktiv‚ entscheidet darüber ob der User aktiv ist und sich einloggen kann oder nicht.

Beim Import von Dateien mit Umlauten ist das ISO Encoding zu wählen.

Nach dem Import kann über das 3Punke Menu mittels Mehrfachauswahl mehrere User ausgewählt werden und Ihnen dann eine Einladungsmail zugesendet werden. ACHTUNG ! in der Einladungsmail steht immer nur das Initialpasswort, auch wenn es das Passwort damit nicht mehr übereinstimmt. Aber über das … kann man die Benutzer auch wieder auf das Initialpasswort zurücksetzen

Durchführung

Umgang mit Projektor und Videoconferenzsystem

Bei mir war der Ansatz OpenSlides Projektor -> OBS -> Jitsi -> Youtube.

Warum OBS ? Durch den einsatz yon OBS habe ich die lokale Webcam über das Bild der Präsentation einblenden, was es etwas persönlicher macht.

Warum Jitsi? In diesem Fall war es der Jitsi Server von Freifunk München , der einerseits recht performant ist, datenschutzrechtlich sauber ist und auch eine Streamweiterleitung an Youtube möglich macht

Warum Youtube? Auf der einen Seite als Backup , falls jemand Probleme mit Jitsi hat zum 2. als Möglichkeit, sich im Nachgang die Versammlung nochmal anzusehen.

Was ist zu beachten?

• Die Teilnehmer der Videokonferenz sollten mit abgeschalteter Kamera und MIc teilnehmen.
• Wir haben einen unabhängigen Supportkanal (Whatsapp gruppe o.ä.) aufgesetzt, in dem es Hilfestellungen gab
• Ideal ist wenn man die Themen auf mehrere Personen aufteilt:
  • Bedienung Openslides (die richtige Präsentation zur richtigen zeit)
  • Supportkanalbetreuung und in Jitsi darauf achten, das alle muted sunf ( Jitsi mod)
  • Der Jitsimod sollte auch den Stream zu Youtube übernehmen. (auf die verfügbare Bandbreite achten!)
  • Moderator/Sprecher

Anwesenheit

Prüft am Anfang explizit die Anwesenheit!

Abstimmungen

Wir haben am Anfang eine Testabstimmung durchgeführt, um das Handling zu üben. Würde ich wieder machen

Wahlen

Siehe Abstimmung (haben wir nicht gemacht, daher keine Erfahrung)

Nachbereitung

• Export Tagesordnung
• Export Anwesenheitsliste ( Idealerweise während der Versammlung)

Machen wir das nochmal?

Ja, auf jeden Fall, als bundesweit verteilter Verein hatten wir eine deutlich höhere Beteiligung ( Faktor 2) und es wurde gut aufgenommen.

Die Preisgestaltung von openslides.org kann ich nachvollziehen, , jedoch werde ich das weiterhin ( dank know-how und vorhandenen Server) selber hosten, denn incl. Vorbereitung müsste man min. 500€ für 2 Monate investieren, was ich nicht finanzieren kann/will.